信息来源:科然信息
发布时间:2023-11-30
管理软件的核心是什么
一、OA“逆袭”不容易
OA是管理软件的初级应用,随着应用的深入,众多企业已不满足于OA层面的应用,开始搭建具有业务管理模型的办公管理软件。
众多做OA的企业也因此开始“转型”,在OA中加入各种业务管理模块,以响应用户需求。
客户也许会疑惑:当OA加入了业务模块,OA就不是OA了吗?OA能实现PMS,ERP等专业管理软件的功能吗?
以合同管理为例,我们从OA里加一个功能模块叫合同管理,能录入合同,能上传附件,能审批,能查询,是不是就实现了合同管理呢?可以说实现了,但还远远不够。
二、管理软件的核心
合同是否关联客户库,再次签订合同的时候显示客户评级;合同签订有没有合同标准化文件生成功能?有没有供应商黑名单功能,黑名单内的不能签订合同;合同审批前置环节有没有关联投标管理功能(在投标管理体系中,合同签订应该是中标后的一个环节,应该纳入投标管理的一个管理节点);合同签订后有没有质保金提醒?有没有形成收付款计划?能不能到期提前提醒到相关人微信?合同签订后续有没有相应的发票管理、收付款管理?发票和收付款有没有关联,支不支持先票后款、先款后票、一票多款、一款多票?应收应付账款支不支持微信提醒?
通过几个需求举例可以看出:一个业务功能不是独立的,通过系统化的设计,才能真正体现出软件功能和现实功能的结合。如果仅仅停留在信息的录入查询和流转审批,那就太初级了。
三、管理软件的抓手
企业在考虑上线管理软件的时候,往往千丝万缕,不知道从何开始。如果没有抓手,企业就会面临一个问题:软件上线了,大家都不用怎么办?
笔者认为,上线管理软件普遍有两个抓手,一是盖章,二是收支。
管理软件的价值在于控制,实施管理设想。所谓抓手,就是能保证实施的下去,这个不能靠自觉性,必须要有“能卡的住的点!”。比如:造价成果报告文件签发必须要盖章,那么这就是“卡点”,通过这个环节,倒逼管理改革:项目来了就要项目备案,要做任务分解派工,工程师要提交成果文件审批,然后才能发起“成果报告文件签发”流程,才能盖章。
找到这个点,才能解决前面的问题:项目来了没有项目信息建档,老板想知道项目的一些基本信息还得去问项目经理;人员任务分配后没法跟踪,干的怎么样了?计划什么时候交工,能干完吗?干的质量怎么样,部门经理把关了吗?有些错误经常出,有没有把审批中经常遇到的问题形成问题库?工程师在下次相同类型任务时,系统能自动给出提示:这些问题请避免。
以往,印章管理人员是线下盖章,或者系统功能前后无关联,只要从OA中发起流程领导批了就能盖章。审批人员无法串联信息,印章管理人员也不知道能不能盖、有没有隐患,有的线下盖章明知道不合规,碍于人情也不得不给盖章,印章管理真的停留在对“印章”这个物件的管理上了。但我们清楚,管理的本身并不是物件,而是事项。如何把职能部门的人员纳入为“管理体系”中的一环,是管理者要思考的问题。通过系统化的业务管理系统体系,可以把工作中的人情因素转移到系统中:大哥,我从系统里没有接收到流程,木法给你盖啊,要是盖了在系统里查不到痕迹,回头出了事就完犊子了。
管理软件只有解决了不用软件解决不了的问题,才能体现出它的价值,如果仅仅是解决信息的录入查询传递,其实和电子邮件并无多大区别。通过OA定义表单和工作实现业务管理功能,往往会变成:看着有这个功能,但其实解决不了根本问题。好比腿疼贴了创可贴,看似在治疗,其实有没有解决自己的疼痛点,自己最清楚。
用OA实现业务管理功能往往沦为虚设功能。虚设功能是指:可用可不用,不在卡点环节内,看着有这个东西,想象着如果大家都能自觉用起来多好,然而理想很丰满,现实很骨感。
四、反观
我们作为管理软件的从业人员,必须吃透客户的业务,明白他们面临的问题是什么。客户的业务应该怎么管,管哪几个大环节,怎么环环相扣,怎么贯穿。不然,帮助客户“实施管理设想”就变成了看似高大上的空谈。
在对客户的需求进行功能设计时,要有系统化的思维,不要拘泥在技术层面。否则,堆叠功能模块就是管理软件了?加几个名词就管理先进了?加个绚丽的图表就是高科技了?加个大屏显示几个不痛不痒的数据就是大数据了?岂不是开玩笑。
下载原文:《管理软件的核心是什么.pdf》